Kojarzysz to uczucie, kiedy lista zadań zdaje się nie mieć końca? Masz zbyt dużo na głowie, a czas płynie nieubłaganie. Jeżeli nie, to ciesz się – spotkało Cię ogromne szczęście. Ja pomimo znajomości wielu wartościowych wskazówek, ciągle mam problemy z efektywnym planowaniem. Moja organizacja czasu wygląda jednak dużo lepiej niż kilkanaście miesięcy temu. Chętnie podzielę się z Tobą radami, które wydłużyły moją dobę.
SPIS TREŚCI
- Organizacja czasu wymaga planowania
- Planowanie zadań
- Co zrobić, ze zbyt dużą liczbą pomysłów?
- Organizacja czasu wolnego
- Ile czasu marnujesz?
Dobra organizacja czasu wymaga planowania
To moja subiektywna opinia. Niektórzy nienawidzą planować, a mimo to radzą sobie bardzo dobrze. Ja jestem w grupie, która kocha zapisywać wszystko. Mam w swoim notatniku rozpisane różne zadania. Niektóre z nich to zajęcia powtarzane codziennie, takie jak: treningi, czytanie książek i nauka języków. Inne związane są z konkretnymi projektami. Lubię planować!
Uważam, że każda osoba mająca problem z organizacją czasu powinna zacząć robić listy zadań. Warto rozpisać sobie zajęcia na przyszły: dzień, tydzień i miesiąc. Ja wracam nawet do planów na nowy rok, chociaż one z upływem kolejnych miesięcy tracą na aktualności. Chcesz ogarnąć swój czas – zaplanuj go. Tylko nie zaczynaj robić tego tak jak ja, bo na początku szło mi koszmarnie.
Planowanie zadań ma swoje złote zasady
Po ciężkim dniu nastaje wieczór. Zastanawiasz się, co musisz jutro zrobić. Wypisujesz sobie kolejne punkty. Idziesz spać, potem przychodzi ranek – budzisz się. Zaczynasz realizować zadania. Patrzysz na zegarek. Jest już godzina szesnasta. Okazuje się, że do tej pory z Twojej dwudziestopunktowej listy zniknęły tylko dwie rzeczy. Dlaczego? Są dwie możliwości. Albo przez cały dzień Twoim głównym zajęciem było scrollowanie TikToka, albo Twoja lista okazała się nie do przejścia.
Pierwsza przyczyna związana jest z samodyscypliną – tutaj planowanie samo w sobie zbyt wiele nie pomoże. Druga jednak wiąże się z nieprzestrzeganiem pewnych zasad – wiem z doświadczenia. Po kilku miesiącach robienia zbyt długich list zadań zdałem sobie sprawę, że coś jest nie tak. Czułem się przytłoczony i nieusatysfakcjonowany. Znalazłem jednak rozwiązania.
Ustal tyle zadań, ile faktycznie jesteś w stanie zrobić
Warto być ambitnym, ale bez przesady. Istnieją pewne ograniczenia, których nie da się przeskoczyć. Nie liczy się to, co zaplanujesz – liczy się, ile faktycznie zrobisz. Przy tworzeniu listy zadań pamiętaj, aby była ona wykonalna. Lepiej umieścić na niej mniej punktów i ewentualnie w ciągu dnia coś dopisać. Zamknięta lista zadań da wieczorem dużo satysfakcji. Za to niedokończone sprawy zaprzątają Twoją głowę.
Określ, ile czasu przeznaczysz na konkretne zadania
W realizacji pierwszego punktu pomoże określanie, ile czasu zajmą poszczególne zajęcia. Wtedy dużo łatwiej mierzyć siły na zamiary. Oczywiście nie wszystko da się przewidzieć. Niektóre rzeczy będą wymagały dokończenia, za to inne można przerwać i odłożyć na kolejny dzień. Zamiast wpisywać na liście „czytanie książki”, lepiej napisać „czytanie książki przez 20 minut”.
Rozbijaj duże zadania na mniejsze cele
Załóżmy, że chcesz stworzyć swój sklep internetowy. Codziennie możesz wpisywać na listę zadań „praca nad sklepem”. To jednak nie oznacza niczego konkretnego. Jeżeli chcesz zwiększyć swoją efektywność, rozbij duży cel na mniejsze elementy. Pracuj nad każdym z nich w określone dni i kończ je po kolei. Małe zadania mniej obciążają psychikę i łatwiej się za nie zabrać.
Wpisuj na listę zadania, które faktycznie mają sens
Organizacja czasu i planowanie zadań z reguły ma nas doprowadzić do jakiegoś celu. Może to być: opanowanie języka, przeczytanie określonej liczby książek czy dowiezienie wyników w pracy. Na swoją listę wpisuj więc rzeczy, które realnie przybliżają Cię do zrealizowania Twoich większych projektów.
Ewentualnie planuj te konieczne jak wizyta u lekarza. Unikaj jednak zapisywania na liście czynności, które pozostają bez większego znaczenia dla Twojego życia. One prawdopodobnie wcale nie wymagają planowania i możesz zrobić je w wolnym czasie.
Organizacja czasu pracy, a zbyt duża liczba pomysłów
Organizacja czasu staje się trudniejsza, gdy zajmujemy się zbyt dużą liczbą rzeczy. Niestety nie da się zrobić wszystkiego naraz. Dużo łatwiej realizować projekty po kolei. Podjęcie się wykonywania kolejnego świetnego pomysłu może mocno nadszarpnąć zasoby wolnego czasu. Właśnie dlatego przed rozpoczęciem każdego wyzwania, warto najpierw dokończyć poprzednie.
Ostatecznie może okazać się, że jeden projekt pochłania większość naszej uwagi. Pozostałe są rozpoczęte, ale zajmujemy się nimi w sposób nieregularny. To zmniejsza szanse na sukces. Lepiej w danym momencie skupić się na jednej rzeczy. Taka wersja mniej obciąża głowę i sprawia, że 100% swoich zasobów poświęcamy na dokończenie jednego projektu.
W miarę dokonywania postępów w końcu znajdzie się czas na nowe przedsięwzięcia. Usprawnianie procesów, delegowanie zadań czy automatyzacja pozwolą zwiększyć efektywność przy mniejszym nakładzie pracy. Do tego czasu wszystkie dobre pomysły można zapisywać w notatniku, żeby wrócić do nich w przyszłości.
Równie ważna jest organizacja czasu wolnego
Pamiętaj o odpoczynku! Życie nie kręci się tylko wokół pracy i obowiązków. Trzeba znaleźć balans między pogonią za długoterminowymi celami a rozrywką. Ludzie mają skłonność do przesadzania z jednym i drugim. Obie te skrajności negatywnie wpływają na: zdrowie, relacje czy samopoczucie. Konsekwencje zazwyczaj pojawiają się dopiero z czasem.
Wolne dni są potrzebne, aby oczyścić swój umysł. Zauważyłem, że podczas czasu wolnego do głowy przychodzi mi najwięcej pomysłów. Co więcej, wpadają one z automatu i często są lepsze, niż gdyby celowo szukać rozwiązania jakiegoś problemu. Mam wrażenie, że taki odpoczynek na nowo rozpala ogień kreatywności. Rośnie też motywacja, dlatego powrót do pracy jest bardzo efektywny.
Czas wolny można wykorzystać na: rozwijanie pasji, budowanie relacji i dokańczanie niepozamykanych spraw. Można też spędzić go na oglądaniu filmów czy graniu w gry – to również potrzeby, które czasem trzeba zaspokoić.
Praktycznie nie da się przez dłuższy czas ciągle dawać z siebie 100%. To szybka droga do wypalenia. Jak często robić przerwy? To zależy od Ciebie. Jedni wolą ciężko pracować przez kilka miesięcy, a potem organizują długie wakacje. Inni za to robią sobie wolne weekendy. Dostosuj przerwy do swoich potrzeb i trybu życia.
Zorganizuj sobie czas, który codziennie marnujesz
Czy wiesz, jak dużo czasu w ciągu dnia… po prostu marnujesz? Pomyśl o tym, ile minut tygodniowo przeznaczasz na dojazdy do pracy czy stanie w kolejkach. Wszystkie te momenty możesz jakoś wykorzystać. Niektórzy ludzie celowo w takich chwilach nic nie robią – może to ich czas na odpoczynek. Pozostali jednak nieświadomie tracą wiele godzin.
W skali tygodnia może to nie robi jeszcze wrażenia… a w skali roku? Albo całego życia? A gdyby ktoś w magiczny sposób przedłużył Twoje życie nawet o kilkadziesiąt godzin? Ty możesz to zrobić! Niektóre zadania z Twojej listy prawdopodobnie da się wykonać podczas czekania na wizytę u lekarza albo jazdy pociągiem. Czytanie książki, nauka języka, słuchanie podcastów – te zajęcia nie wymagają specjalnych warunków.
Jeżeli chcesz mieć więcej czasu, rozsądnie nim dysponuj. Czas jest Twoim ograniczonym zasobem. Każdy z nas dostał określoną ilość i nie da się go dokupić. Zamiast go marnować, lepiej go zorganizować. Dobra organizacja czasu sprawi, że przestanie Ci go brakować.